Периодически встречаясь со своими заказчиками слышу от них вопросы по сравнению канцелярского и инженерного документооборота. Второй логичный вопрос: а можно ли из системы Autodesk Vault получить эффективный канцелярский документооборот?
Отвечу на оба вопроса!
У канцелярского документооборота свои тонкости:
1. Следование нормативным документам делопроизводства
2. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов
3. Жизненный цикл документов должен соответствовать типовым процессам канцелярии
4. Отчетность канцелярии о проделанной работе
5. Обычно, у документов такого типа следующие атрибуты: регистрационный номер документа, источник документа (контрагент), ответственный исполнитель документа, код документа по номенклатуре дел предприятия, контрольный срок исполнения или ответа
К таким документов могут относиться письма, распоряжения, циркулярные указания и т.п. Основным процессом канцелярского документооборота является прохождение по предприятию входных документов. Так как документы обычно не большого размера, для работы используются тонкие клиенты.
Основными задачами, стоящими перед такими системами, являются:
1. Повышение эффективности управленческой деятельности
2. Ускорение движения документов в организации
3. Уменьшение трудоемкости обработки документов
Среди примеров таких систем:
Евфрат
ДиаДок
Directum
DocFlow
и многие другие...
У инженерного документооборота следующие задачи:
1. Формирование для пользователей единого нормативно-справочного поля.
2. Управление процессами разработки изделия, календарное планирование групповых работ, распределение ресурсов по задачам.
3. Управление хранением данных и документов.
4. Управление составом изделия (версиями состава, применяемости компонентов, конфигурациями и исполнения изделия).
5. Управление оборотом технической документации и изменениями.
К таким документам относится проектно-конструкторская документация, извещения об изменениях и т.д.
Основным процессом инженерного документооборота является процесс конструкторской и технологической подготовки производства.
Среди таких систем:
Autodesk Vault
Search InterMech
TDMS от CSoft Development
T-Flex Docs.
Windchill
SolidWorks PDM
и другие...
Теперь отвечу и на второй вопрос, можно ли из системы Autodesk Vault сделать систему канцелярского документооборота?
Отвечу, что можно. Притом отвечу, что можно без какого-либо дополнительного программирования. Единственный момент, который стоит предусмотреть до начала внедрения на базе Vault канцелярского документооборота- это то, что Autodesk Vault для этого ничего не настроено.
Чтобы настроить Autodesk Vault для канцелярского документооборота, необходимо:
1. Создать категорию для определенного типа документа (письма, заявления, отчеты и т.д.). Для каждого типа задавайте отдельно
2. Для каждого типа файла задайте свои свойства: регистрационный номер документа, источник документа (контрагент), ответственный исполнитель документа, код документа по номенклатуре дел предприятия, контрольный срок исполнения или ответа.
3. Создайте жизненный цикл для каждого типа документов (стадии ЖЦ, настройка политики безопасности). В принципе, он может быть единым.
4. Настройте интеграцию с Microsoft Outlook: папки соответствия, свойства писем и карточки документа. Именно через это соответствие и будет производится напоминание о задержке события и других показателях.
5. Создайте необходимую форму отчета в Visual Studio.
Вот и все! теперь у нас есть канцелярский документооборот на базе Vault.
Единственное, стоимость систем канцелярского документооборота в разы ниже систем инженерного документооборота. А поэтому если у Вас на предприятии нет сочетания канцелярского и инженерного документооборота- лучше выбрать более дешевый вариант.
1. Следование нормативным документам делопроизводства
2. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов
3. Жизненный цикл документов должен соответствовать типовым процессам канцелярии
4. Отчетность канцелярии о проделанной работе
5. Обычно, у документов такого типа следующие атрибуты: регистрационный номер документа, источник документа (контрагент), ответственный исполнитель документа, код документа по номенклатуре дел предприятия, контрольный срок исполнения или ответа
К таким документов могут относиться письма, распоряжения, циркулярные указания и т.п. Основным процессом канцелярского документооборота является прохождение по предприятию входных документов. Так как документы обычно не большого размера, для работы используются тонкие клиенты.
Основными задачами, стоящими перед такими системами, являются:
1. Повышение эффективности управленческой деятельности
2. Ускорение движения документов в организации
3. Уменьшение трудоемкости обработки документов
Среди примеров таких систем:
Евфрат
ДиаДок
Directum
DocFlow
и многие другие...
У инженерного документооборота следующие задачи:
1. Формирование для пользователей единого нормативно-справочного поля.
2. Управление процессами разработки изделия, календарное планирование групповых работ, распределение ресурсов по задачам.
3. Управление хранением данных и документов.
4. Управление составом изделия (версиями состава, применяемости компонентов, конфигурациями и исполнения изделия).
5. Управление оборотом технической документации и изменениями.
К таким документам относится проектно-конструкторская документация, извещения об изменениях и т.д.
Основным процессом инженерного документооборота является процесс конструкторской и технологической подготовки производства.
Среди таких систем:
Autodesk Vault
Search InterMech
TDMS от CSoft Development
T-Flex Docs.
Windchill
SolidWorks PDM
и другие...
Теперь отвечу и на второй вопрос, можно ли из системы Autodesk Vault сделать систему канцелярского документооборота?
Отвечу, что можно. Притом отвечу, что можно без какого-либо дополнительного программирования. Единственный момент, который стоит предусмотреть до начала внедрения на базе Vault канцелярского документооборота- это то, что Autodesk Vault для этого ничего не настроено.
Чтобы настроить Autodesk Vault для канцелярского документооборота, необходимо:
1. Создать категорию для определенного типа документа (письма, заявления, отчеты и т.д.). Для каждого типа задавайте отдельно
Вот и все! теперь у нас есть канцелярский документооборот на базе Vault.
Единственное, стоимость систем канцелярского документооборота в разы ниже систем инженерного документооборота. А поэтому если у Вас на предприятии нет сочетания канцелярского и инженерного документооборота- лучше выбрать более дешевый вариант.
Комментариев нет:
Отправить комментарий