Техническое задание для СЭД, или как сформировать цели, не занимаясь аргологией

Начну с того, что такое аргология :) и что такое техническое задание :)

В этой статье я попытаюсь описать, как четко составить техническое задание для смежного или внутреннего интегратора PDM систем. Да да, вы не ослышались, даже если система электронного документооборота внедряется собственными силами, к этой процедуре надо подойти ответственно и составить набор всех требований и задач. Грамотно составив ТЗ, Вы сэкономите время и средства на дальнейших этапах внедрения.

Все требования , которые я буду здесь описывать, встречались в моей жизни.


Итак, начнем с назначения системы:

• Групповая работа над разработкой проектной и конструкторской документацией специалистов конструкторского отдела.
• Администрирование и разграничение доступа к ресурсам информационной системы.
• Многокритериальный поиск необходимой проектной и другой технической информации.
• Контроль исполнительской дисциплины при разработке документации.
• Архивация выполненных проектов и обеспечение резервирования информации.
• Ведение журнала регистраций за действиями участников системы.
• Централизованное ведение цифрового архива технической документации.
• Создание и контроль внутренних заявок.
• Создание отчетов по работе проектировщиков.

Обязательно укажите весь список работников, которые будут иметь доступ к системе и для чего:

• Инженер-конструктор;
• Начальник Бюро;
• Начальник Отдела;
• Начальники Цехов;
• Архивариус;
• Нормоконтроль;
• ГИП;
• Заказчики;
• Смежные организации;
• Отдел сбыта;
• Администратор.

Опишите все требования к будущей системе:

• Требования по управлению
• Требования к составу
• Требования к количеству пользователей
• Требования к информационной совместимости с внешними системами
• Требования к подсистеме СУБД
• Требования к защите данных при сбоях
• Требования к контролю, хранению и восстановлению данных
• Требования к серверному оборудованию и клиентским местам
• Требования к режимам функционирования

Вот собственно и всё! Не сложно, я думаю нет!
Единственное, о чем стоит помнить:
Обязательно подключайте к формированию ТЗ всех участников процесса, вплоть до высшего руководства. 

Прошу прощения, что так сухо пишу, но сама суть ТЗ- расписать, что Вы хотите видеть от будущей системы электронного архива и документооборота, притом без лишней воды.

Техническое задание составляется в формате некоего договора, где четко по пунктам прописано, все что нужно. Обязательно поставьте печати и подписи всех участников проекта, потом будет меньше проблем с разногласиями!