пятница, 11 октября 2013 г.

Создаем технический проект

Технический проект внедрения системы электронного документооборота (да в принципе любой автоматизированной системы управления или проектирования) заслуживает отдельного, очень четкого понимания. Многие любят употреблять зарубежные словечки типа Project Management. 

Суть остается той же- этап представляет собой описание хода выполнения проекта (от установки ПО на компьютерах до подборки и обучения персонала для пилотного проекта).


В состав технического проекта входит:
1. Ведомость технического проекта. Общая информация по проекту.
2. Пояснительная записка к техническому проекту. Вводная информация, позволяющая ее потребителю освоить данные по текущему проекту.
3. Перечень входных данных. Перечень информации, которую получает интегратор от компании, условий, технического задания. Этот пункт содержит в себе все данные от предпроектного обследования заказчика (бизнес-процессы, структура предприятия, политика безопасности).
4. Перечень выходных данных. Список последовательных этапов внедрения; список персонала со стороны заказчика, участвующего в проекте; временная диаграмма выполнения проекта (Мне очень нравится диаграмма Ганта).
5. Описание используемого программного обеспечения. Перечень программного обеспечения и СУБД, которые планируется использовать для внедрения электронного документооборота.
6. Описание используемых технических средств. Перечень аппаратного обеспечения, которые необходимы для корректной работы системы электронного документооборота.
7. Проектная оценка надежности системы. Экспертная оценка рисков и выявление узких мест при внедрении конкретной системы электронного документоооборота
8. Ведомость оборудования и материалов. Перечень необходимого оборудования для внедрения СЭД.
9. Задания на разработку смежным интеграторам. (Если идет параллельное внедрение разных систем)

Цель технического проекта: Определение основных методов, которые будут использоваться для организации эффективного документооборота на предприятии.

Я хочу остановиться на перечне входных данных. Наверно еще более понятное определение- это предпроектное обследование, которое нацелено на создание реальной модели существующей работы предприятия. Что должно быть обследовано:
1. Текущие бизнес- процессы, которые необходимо автоматизировать;
2. Организационная структура предприятия и должностные инструкции;
3. IT структура предприятия.

Притом обследование должны быть в стиле: "как есть?" и "как будет?". 

На многих предприятиях настолько неформализованные бизнес-процессы, что приходится буквально заново их создавать.

Обследование необходимо и для оценки рисков проекта. Их может быть огромное количество: возраст, компьютерная грамотность, занятость пилотной группы, сложившиеся традиции и отношения. Любой необработанный риск может "выстрелить" и "положить проект на лопатки".

Выходные данные, также формируются на основе обследования:
1. Список людей, участвующей в проекте внедрения (обязательно включайте частичное задействование руководства, это очень важно для успешного внедрения). Постарайтесь задействовать людей разных направлений проектирования и разных должностей: инженер, начальник отдела, начальник группы, архивариус и т.д.
2. Список последовательных действий при внедрении. Я приведу свой пример на основе проекта Autodesk Vault:

2.1.  Настройка СУБД и сервера
2.2. Настройка клиентских мест
2.3. Интеграция наработанного архива
2.4. Настройка политики безопасности
2.5. Обучение сотрудников
2.6. Настройка бизнес-процессов
2.7. Создание шаблонов отчетов
2.8. Разработка регламента работы
2.9. Опытная и промышленная эксплуатация
2.10. Доработка решения по итогам работы
Безусловно, каждое из действий необходимо описывать вплоть до тех свойств, которые будут настроены в карточке документа.

3. Временная диаграмма выполнения проекта.
Попробуйте освоить MS Project. Отличный инструментарий для планирования и управления проектом.

И главное, наберитесь терпения. Такие проекты не делаются за месяц или два. Если Вам удастся внедрить работоспособную систему электронного документооборота за полгода- то это уникальный результат.



Комментариев нет:

Отправить комментарий

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...