Заблуждения об электронном документообороте

Электронный документооборот- вещь нужная и очень полезная для предприятий. Правда, многие не понимают в чем суть и польза этих решений и поэтому полностью полагаются на мнение продавцов PDM-систем, у которых в кармане таких доводов огромное множество, и что только их решение поможет Вам стать лучше.

Я расскажу Вам об этих доводах и объясню, что во многих из этих плюсов виновата не сама система электронного документооборота, а правильная организация бизнес процессов. Даже в истории успеха разных PDM систем процентов 70% надо отдать как раз правильноорганизованным бизнес-процессам, и лишь 30% функционалу программы, которая эти процессы может перевести в электронный вид.

Безусловно, многим это уже известно, и я надеюсь, что в этом посте Вы найдете отражение своих мыслей.

ЗАБЛУЖДЕНИЕ 1. 

Электронный документооборот поможет полностью отказаться от бумажной документации.

Правило работает для канцелярского документооборота (приказы, уведомления и т.д.). В техническом документообороте это невозможно, так как не налажена юридическая процедура согласования с электронно-цифровой подписью. В любом случае, оригинал прийдется выпускать и подписывать всем участникам процесса.

Про "сокращение" предварительных версий бумажной документации я бы тоже поспорил, потому что проверку чертежей в основном выполняют опытные проектировщики. Попробуйте заставить руководителя проектного отдела  проверить в мониторе на 19 дюймов  чертеж A0. Однако версии формата А4 или А3 вполне приемлимы для проверки даже для пожилого начальника. 

ЗАБЛУЖДЕНИЕ 2.

Электронный документооборот снижает время согласования проектной документации.

Единственное время, которое снижается при работающем документообороте- это время, которое затрачивает инженер, чтобы дойти до проверяющего. И чем больше это расстояние- тем значительнее сокращение времени. 

Второй возможный риск: это постоянное отсутствие проверяющего за рабочим компьютером. Решение, которое обычно принимается в подобных случаях: телефон и беготня за проверяющим. К сожалению, в таком случае система уведомлений от электронного документооборота не повысит скорость этого согласования.

ЗАБЛУЖДЕНИЕ 3.

Электронный документооборот поможет повысить скорость поиска необходимой информации. 

В реальности, скорость поиска зависит от качества заполняемых свойств. Не каждая система поймет разницу между 3 заполнеными инвентарными номерами: АМ.01.145  АМ,01.145  АМ. 01.145 () . Правильность заполнения зависит не от документооборота, а от правильной организации этой процедуры.

Второй момент, который возникает при поиске - а совпадает ли последняя версия в электронном хранилище с подписанной бумажной версией. 

Если же Вы сможете организовать бизнес-процесс на основе электронного документооборота с четко прописанным регламентом, и сотрудники действительно будут заполнять все четко и правильно, то в реальности скорость поиска может повысится в разы, а в некоторых особых случаях в десятки.

ЗАБЛУЖДЕНИЕ 4.

Электронный документооборот поможет ликвидировать кражу интеллектуальной собственности.

Если проектировщик имеет доступ к интеллектуальной информации хотя для просмотра или печати, то при желании, эти данные он сможет с некоторыми дополнительными шагами своровать. Эти проблемы решается не на уровне электронного документооборота, а на уровне политики безопасности предприятия:

- Исключение возможности использования переносных хранилищ на программном или аппаратном уровне;

- Использование флешек с кодами безопасности;

- Запрет на использование своих облачных хранилищ;
- Запрет вложения файлов в электронные письма;

-  и т.д.

ЗАБЛУЖДЕНИЕ 5.

Электронный документооборот повысит эффективность работы сотрудников предприятия.

Данное заблуждение очень часто встречается на заводах с плановой экономикой и рыночным отношением сотрудников к своей работе. И тут дискуссию надо опустить на уровень управления персоналом. Если у инженеров нет финансовых мотиваций к ускорению своей деятельности- то этого ускорения однозначно не будет! Освободившееся время будет потрачено на личные интересы.

Итог всех этих заблуждений один - электронный документооборот лишь инструмент руководителя, а не его спасение. И при неправильной организации этого инструмента может даже нанести отрицательный эффект вашей организации.

Однако не все так плохо, и при правильной организации делопроизводства на электронном уровне, Вас однозначно будет ждать успех, и приведенные заблуждения окажутся вашими преимуществами. 

С уважением, Газизулин Александр